¿Cómo organizar un torneo de tenis exitoso y seguro en medio de una pandemia? Una pregunta difícil, sin duda, pero que debía responderse para que el tenis siguiera adelante en Florida.
“Nuestro equipo pensó inicialmente que habría poco interés en los Campeonatos Seccionales de la Liga este año, ya que la COVID-19 obligó a cancelar los Campeonatos Nacionales de la Liga”, dijo Christine Ducey, Directora de Tenis para Adultos de la USTA Florida. “Sin embargo, cuando encuestamos a nuestros jugadores de Florida como parte de la serie de podcasts 'Here to Serve', descubrimos que nuestros jugadores y capitanes seguían muy interesados en la competición seccional‘.’
Casi 3200 jugadores de liga proporcionaron comentarios que fueron cruciales para el desarrollo de las pautas de juego seguro que ayudaron a USTA Florida a reanudar la programación de la liga en agosto de 2020. Un asombroso 821% de los encuestados dijo que reanudaría el juego en su liga local cuando se levantaran o relajaran las restricciones; sin embargo, las respuestas con respecto a la comodidad del tamaño de los eventos individuales fueron mucho más variadas. 371% de los encuestados dijeron que se sentirían cómodos asistiendo a un evento con 100-200 personas, 221% estaban a favor de un tamaño de alrededor de 500-600 personas, 161% dijeron que podrían manejar 200-300 personas, 51% se sentían cómodos con 400-500 asistentes, y 201% dijeron que no se sentirían cómodos asistiendo a un evento en absoluto. Esa amplia variación de respuestas por sí sola fue un desafío a superar.
“Nos enfrentábamos a dos obstáculos: cómo comunicarnos con los jugadores sin estar cara a cara y cómo mantener el distanciamiento social entre ellos”, dijo Jen Wysocki, coordinadora del programa para adultos.
Durante años, los torneos seccionales se llevaron a cabo con una mesa de control tradicional donde los jugadores interactuaban con el personal del evento para entregar las alineaciones en papel, comunicar verbalmente los resultados y recibir la asignación de equipos para los partidos. Con cientos de personas participando en algunos de estos eventos, el recinto del torneo se veía abarrotado de gente.
“Sabíamos que esto no funcionaría en el contexto de la COVID-19”, añadió Liz McCafferty, coordinadora del programa de tenis para adultos. “Queríamos seguir ofreciendo lo mejor del tenis: la sana competencia, el logro personal, la deportividad, la amistad y la diversión, de la forma más segura posible. No nos quedó más remedio que encontrar una solución para lograrlo”.”
Al igual que la gran cantidad de empresas y empleados que se vieron obligados a adaptarse a un entorno de trabajo más virtual cuando comenzó la pandemia, la USTA Florida formó un equipo de proyecto interdepartamental para comenzar a explorar opciones virtuales que ayuden a reanudar el deporte sin poner en peligro a los demás.
“Empezamos buscando proveedores de software que pudieran satisfacer nuestra necesidad de una plataforma virtual para torneos de tenis en equipo para adultos, pero no encontramos ninguno”, explicó Ducey, quien forma parte del equipo del proyecto desde su lanzamiento en mayo de 2020. “Intercambiando ideas, supimos que Jason Ontog, director de tenis de la USTA Tennessee, tenía excelentes ideas sobre cómo organizar los torneos seccionales digitalmente usando Google Sheets y Jot Forms. Nos compartió un video de YouTube donde describía su proceso, y a partir de ahí, nos propusimos desarrollar nuestra propia versión adaptada a nuestras necesidades específicas”.”
El objetivo era sencillo: desarrollar una solución tecnológica que facilitara un entorno más seguro frente a la COVID-19 para los eventos seccionales de la Liga USTA de Florida, de modo que el juego pudiera continuar. La USTA de Florida buscaba un proceso tecnológico eficiente que permitiera a los jugadores enviar información virtualmente y que sirviera como herramienta de comunicación para evitar aglomeraciones en la mesa de control del torneo.
“El proceso de desarrollo de la plataforma virtual para torneos tuvo muchos elementos en juego”, compartió McCafferty, quien se desempeñó como gerente de proyecto del equipo. “Decidimos que nuestra primera prioridad era asociarnos con Tennis Director, nuestro proveedor asociado que había estado trabajando con nuestras instalaciones de la USTA Florida, para crear un portal de registro y comunicación con un solo clic que satisficiera nuestras nuevas necesidades de mensajería de texto y correo electrónico.”
La sólida plataforma de comunicación del director de tenis permitía enviar mensajes de texto y correos electrónicos a personas, equipos y a todo el campeonato con un simple clic. Los equipos también recibían confirmación por correo electrónico de sus inscripciones y mensajes de texto justo antes de sus partidos para confirmar la participación.
“Además del Director de Tenis, nuestra Mesa Virtual para el Torneo Seccional incluye una página web en USTAFlorida.com que contiene toda la información necesaria para el evento seccional”, dijo Ducey. “Utilizamos Microsoft Forms para el envío de alineaciones y puntuaciones, y Google Sheets para la asignación de canchas, lo que proporciona una plataforma integral para que capitanes y jugadores realicen todas sus funciones, junto con videos y una guía de capacitación descargable sobre cómo usar el sistema”.”
El sistema fue sometido a pruebas rigurosas antes de su lanzamiento. Desde el registro y la comunicación hasta la configuración de eventos, equipos e informes de ingresos, todos los componentes fueron revisados minuciosamente para garantizar no solo que los directores de torneos seccionales y el personal pudieran usar la herramienta sin problemas, sino también que ofreciera un proceso más eficiente y ágil para jugadores y capitanes.
“Nuestra principal preocupación es brindar la experiencia más segura posible, pero hemos descubierto que estos procesos han mejorado la experiencia general de nuestros jugadores y nuestras operaciones”, enfatizó Ducey.
“La Mesa Virtual para Torneos Seccionales ofrece eficiencia, seguridad y ha contribuido al avance de los eventos de tenis de la USTA Florida”, añadió Wysocki. “Contar con personal externo que pudiera ayudar en la organización del torneo fue una gran ventaja que, francamente, nunca había visto antes”.”
El sistema debutó en septiembre de 2020, cuando se reanudaron los torneos seccionales de la liga en Florida con las modificaciones necesarias para garantizar la máxima seguridad en el juego. En aquel entonces, la USTA Florida era la única sección de la USTA que había reanudado los torneos seccionales de la liga. Los cambios han sido muy bien recibidos tanto por jugadores como por capitanes.
“Me quedé entre impresionado y asombrado. Pregunté a quién le había comprado la USTA este ingenioso programa y me informaron que lo habían desarrollado internamente”, comentó un jugador que compitió en el Campeonato Seccional 9.0 para Adultos de 55 años o más en octubre. “He estado hablando maravillas de ustedes a todo el que quiera escucharme y seguiré haciéndolo”.”
Además de la sencillez y la movilidad de la Mesa Virtual para Torneos Seccionales, también se han descubierto algunos beneficios no intencionados desde su introducción.
“Como las canchas están asignadas para todo el fin de semana, los equipos juegan uno al lado del otro y sus familiares y amigos pueden encontrar fácilmente dónde juegan. Los equipos también pueden usar las canchas para calentar más tiempo una vez que termina el partido anterior, y como los partidos se programan de forma escalonada y se inician por mensaje de texto, casi todos empiezan y terminan a tiempo”, dijo McCafferty. “Se acabaron los días de multitudes reunidas en la mesa del torneo esperando a que anunciaran su partido”.”
Las desafortunadas circunstancias de la pandemia llevaron a comprender que USTA Florida debía adaptarse a la "nueva normalidad" para poder ofrecer estos populares eventos seccionales. La organización se propone seguir mejorando el proceso de los seccionales virtuales a lo largo de 2021 y cree que esto marcará la pauta en la organización de estos eventos en el futuro.
“Creo que nuestra transición a este tipo de sistema quizás se haya retrasado un poco, pero la complicación de la COVID-19 aceleró la necesidad de implementar la tecnología”, dijo Ducey. “Siempre queremos brindar una sonrisa y asistencia siempre que sea posible. Por supuesto, esperamos poder flexibilizar algunas de las restricciones actuales una vez que se considere seguro hacerlo, pero la eficiencia de este sistema llegó para quedarse”.”
Para obtener más información sobre la Mesa de Torneos Virtuales de las Secciones de la USTA Florida, visite www.USTAFlorida.com/VTDS.
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