Oportunidad de voluntariado: Cumbre de Tenis de Florida

Las fechas y los horarios se basan en las necesidades de turnos y la disponibilidad. 

Acomodadores / Encargados de credenciales

Sé la cara amable en cada puerta, mantén a las personas adecuadas en las salas adecuadas y procura que las sesiones se desarrollen a tiempo.

• Compruebe sus credenciales en las entradas de las sesiones y de las zonas de comidas; quienes lleguen sin credencial deben dirigirse a la recepción.
• Indique a los asistentes dónde se encuentra su carril y ayude a ocupar los asientos desde la parte delantera.
• Muestre las tarjetas de asistencia de los ponentes y cierre las puertas cuando comiencen las sesiones.
• Cuente las personas en cada sala de atención y comunique las cifras al jefe de turno.

Registro

Haz que los primeros cinco minutos sean estupendos: registro rápido, la acreditación correcta y todo lo que los asistentes necesiten para el fin de semana.

• Registrar a los asistentes con la aplicación Eventbrite Organizer; entregar la credencial, el programa, el pasaporte Bold Moves y la bolsa de regalo.
• Confirme el carril de cada persona e informe al jefe de turno sobre sus necesidades dietéticas o de accesibilidad.

Colección de fotos/vídeos

Captura el fin de semana y recopila las fotos que tomen los asistentes, para que tengamos la historia para los resúmenes, las redes sociales y la promoción del próximo año.

• Planifica la lista de tomas: oradores del escenario principal, todas las salas de los carriles, entrega de premios, el podcast en vivo, el Sweet Spot, las canchas.
• Captura momentos espontáneos de personas conectando, no solo de personas en el escenario.
• Comparta el enlace de carga o el código QR para que los asistentes puedan añadir sus fotos; recopile fragmentos del rincón de podcasts.

Tomadores de notas

Documenta lo que se dijo y se decidió, para que ninguna gran idea se pierda y el seguimiento sea sencillo.

• Cubrir una sesión de cada una: las tres pistas, el almuerzo y las sesiones generales.
• Utilice la plantilla de notas: puntos clave, grupos de normas o prácticas elaborados, preguntas planteadas y compromisos de acción.
• Anota las citas que valga la pena compartir (con el nombre del orador) para los medios de comunicación.

Facilitadores del juego

Conseguir que la gente salga a la cancha y se divierta, sea cual sea su nivel.

• Dirige la sesión de entrenamiento para entrenadores sociales o comunitarios de tenis y el estiramiento del sábado.
• Organiza la zona de pruebas de habilidades en el lugar ideal: una mini cancha con pelota roja, desafíos de puntería y demostraciones con proveedores.
• Bienvenidos los principiantes, mezclen los grupos por nivel y jueguen con seguridad.
• Prepara y guarda el equipo (pelotas, raquetas, redes, dianas) siguiendo la lista de empaque.

Configuración

Transforma las habitaciones vacías en el Summit antes de que llegue el primer huésped.

• Colocar la señalización, las mesas de registro para orientar a los visitantes y el puesto de bolsas de regalo.
• Prepara las zonas Sweet Spot: etiquetas para las mesas de los vendedores, carpas de descanso, pared Love ALL, momento para fotos.
• Abastecer las salas de material didáctico con los siguientes elementos: rotafolios, tarjetas, marcadores y carteles de mesa.
• Verifique que todos los elementos figuren en la lista maestra de señalización y en el cronograma de instalación.

Descomponer

Desmóntalo todo, empaquétalo todo y tómate un merecido respiro.

• Ayude a los proveedores a desmontar y luego embalar la señalización, los materiales y el equipo utilizando la lista de embalaje.
• Recoger los objetos perdidos, las bolsas de regalo sobrantes y los suministros; hacer un inventario de lo que se devuelve a la oficina.
• Antes de marcharse, confirme con el responsable del hotel que todas las habitaciones estén vacías.

Bolsas de regalo

Asegúrese de que cada asistente se lleve una bolsa que haga quedar bien a nuestros patrocinadores.

• Recopilar unos 250 artículos de vendedores y patrocinadores; registrar qué llegó y de quién.
• Preparen las bolsas en la oficina antes del evento; añadan un folleto de la Fundación y el programa si no se entregan por separado.
• Abastecer el puesto de registro y entregar las bolsas en el mostrador de facturación.
• Lleva un registro de las sobras y de los artículos que lleguen tarde; informa a Kelly.

Ayuda de cohorte

Organiza un pequeño grupo que se reúna durante todo el fin de semana y mantenga el impulso después de noviembre.

• Da la bienvenida a tus compañeros en la reunión del viernes y preséntate.
• Dirija breves debates durante la Hora de Proveedores y Networking del sábado y el desayuno del domingo.
• Ayude a cada miembro a nombrar una acción concreta que se llevará a casa y a anotarla.
• Comunícate con tu grupo dentro de los próximos 30 días para ver cómo está progresando su actividad; informa a Christine.